Manter o controle dos ativos da empresa é uma tarefa importante que pode economizar tempo e dinheiro para o seu negócio! Ativos de TI são uma das partes importantes de uma organização, principalmente agora, quando tudo é digital! Em palavras simples, os ativos de TI são a espinha dorsal da empresa. No entanto, o gerenciamento de ativos de TI não tem recebido tanta atenção como deveria. Que saber por que o gerenciamento de ativos de TI é tão importante? Continue conosco neste artigo e descubra tudo o que você precisa saber!
O que é gerenciamento de ativos de TI?
O gerenciamento de ativos de TI é o processo de garantir que todos os ativos de uma organização sejam contabilizados, implantados, mantidos, atualizados e descartados quando chegar a hora. Simplificando, é garantir que os itens valiosos, tangíveis e intangíveis, em sua organização sejam rastreados e utilizados.
Para ficar mais claro, os ativos representam todos os itens que compõem uma organização, onde as informações são criadas, processadas, armazenadas e compartilhadas.
A gestão de ativos é essencial porque através dela o gestor pode priorizar investimentos e concentrar esforços nos ativos mais importantes, que realmente são responsáveis pelos processos da organização ou, colocando de uma forma mais popular, os que “carregam a empresa nas costas”.
A gestão de ativos no setor de TI, por outro lado, implica outros aspectos.
São todos aqueles que fazem parte do ambiente da Tecnologia da Informação, por exemplo:
- hardware (roteadores, servidores e firewalls);
- software (sistemas operacionais, carga de processamento e backup);
- dispositivos de armazenamento móvel, como pen drive e HD externo;
- componentes do computador, como placa-mãe, memória RAM, processador e HD;
- componentes periféricos, como mouse, teclado e monitores;
- impressoras conectadas à rede;
- consumo e insumos (energia elétrica, manutenção e segurança física).
Ou seja, a gestão de ativos é uma atividade que agrega valor para a inovação do negócio e que atua como uma estratégia que visa fortalecer a empresa.
Este mecanismo permite ainda economizar tempo e dinheiro das empresas, potencializando sua capacidade e, assim, gerando mais retorno.
Não fazer uso e não procurar se informar sobre a infraestrutura dos ativos de TI, pode causar gastos que poderiam ser evitados ou reduzidos de forma significativa.
Mas por que o gerenciamento de ativos de TI é importante?
Ter um ambiente corporativo bem controlado contribui, sem dúvida, para a eficiência dos sistemas internos, tornando-os mais ágeis, seguros e econômicos.
Isso tem uma relação direta com a inovação, tão importante para elevar os níveis de competitividade de qualquer empresa no mundo atual.
É através da gestão de ativos de TI que o gestor poderá de fato observar quando um investimento é necessário ou não, se determinada tecnologia deve ser substituída ou se a empresa necessita de um novo recurso.
Separamos abaixo também algumas razões significativas que justificam a importância do gerenciamento de ativos de TI. Confira:
1 – Ativos gerenciados incorretamente levam a vulnerabilidades de segurança cibernética:
Com a tecnologia avançando, as ameaças à segurança cibernética também estão aumentando em um ritmo alarmante. Se você estiver usando ativos desatualizados, obter acesso aos arquivos protegidos da sua empresa seria muito fácil para os hackers.
A incapacidade de gerenciar ativos de TI significa que você não conhece as vulnerabilidades que possui. Isso o deixará aberto a ataques de concorrentes em busca de uma vantagem ou de terceiros com más intenções.
A melhor medida de segurança contra ataques cibernéticos é garantir que seu hardware e software de TI estejam atualizados com o firewall mais recente e outras medidas de segurança cibernética. Tudo começa com o gerenciamento de ativos de TI!
O monitoramento regular dos ativos de TI o manteria informado sobre o ciclo de vida do seu hardware e software, para que você possa atualizá-los conforme necessário.
2 – Ativos desatualizados podem afetar negativamente os fluxos de trabalho:
Outra desvantagem de usar ativos desatualizados é um fluxo de trabalho lento e baixa produtividade. A tecnologia está se tornando cada vez mais vital em nosso dia a dia, especialmente no setor corporativo. Quase todo o nosso trabalho depende da qualidade e velocidade do nosso equipamento técnico.
Portanto, software e hardware de TI desatualizados criarão um obstáculo no fluxo de trabalho. Isso irá influenciar negativamente a produtividade de seus colaboradores, retardando seu progresso e levando a prazos perdidos.
O gerenciamento adequado de ativos de TI permite rastrear os ciclos de vida dos ativos e saber quais equipamentos precisam ser atualizados ou substituídos antes de serem totalmente gastos. Isso ajudará a otimizar as operações da sua empresa, incluindo planejamento, uso de recursos e implementação do programa de gerenciamento.
Você também terá um entendimento completo do potencial de seus ativos e como explorá-lo ao máximo.
3 – Essencial para conformidade regulatória:
O gerenciamento de ativos de TI também desempenha um papel importante para ajudar você a garantir que sua empresa atenda às diretrizes de conformidade regulamentar. Quer se trate de uma pequena startup ou empresa de grande escala, é impossível garantir que sua rede atenda a todos os regulamentos. Mas um sistema de gerenciamento de ativos adequado pode ajudá-lo a monitorar sem análise manual.
Por exemplo, considere o GDPR ou o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE, que afirma que todos os dados de clientes têm o ‘direito de ser esquecidos’. Se você não tem um mapa de sua infraestrutura de rede, incluindo onde você tem todos os dados armazenados, como você pode garantir que removeu todos os detalhes sobre uma pessoa?
É impraticável esperar que você cumpra essas regulamentações sem um sistema de gerenciamento de ativos abrangente. Pode haver um backup que você perdeu ou outro ativo com os dados que não deveriam estar lá.
Você pode pular esses detalhes sem uma auditoria de TI, o que levaria a uma violação dos regulamentos de conformidade e custaria uma multa alta.
Benefícios da gestão de ativos
Não importa o tamanho de uma organização, um sistema adequado de gerenciamento de ativos de TI pode ajudar a obter o máximo da sua infraestrutura atual, além de aumentar sua produtividade.
Abaixo listamos alguns benefícios de implementar uma estratégia de gerenciamento de ativos de TI para sua organização:
1 – Controle de custos
A gestão de ativos permite que o gestor decida se novos investimentos são realmente necessários.
Manter acessíveis e organizados os dados referentes à sua infraestrutura é o que permitirá avaliar se, de fato, está na hora de abrir a carteira.
Há ainda nesse cenário um recurso que pode passar despercebido, mas que pesa na conta final: recursos utilizados abaixo de sua real capacidade.
Esses são aqueles ativos que estão sobrando em uma área da empresa e poderiam ser alocados para outra equipe, por exemplo. Ou simplesmente descartados também, como acontece com os casos de licenças de software excedentes.
2 – Mais eficiência na rotina de trabalho
O gerenciamento dos ativos proporciona mais eficácia no controle dos manuais, suporte dos sistemas e materiais de referência. Esses materiais de apoio evitam erros e aumentam a produtividade da equipe e o ganho de tempo.
A garantia de que todos usam as mesmas versões de software ainda impedem o conflito de arquivos e problemas de compartilhamento. Por sua vez, há uma melhoria no fluxo de comunicação e na execução das atividades operacionais.
3- Melhoria da governança
A equipe de TI, por meio da gestão de ativos, consegue ficar em conformidade com as exigências dos órgãos públicos, evitando problemas à organização.
4 – Aumento do diferencial competitivo
Os benefícios descritos elevam o diferencial competitivo do negócio. Com isso, a empresa passa mais transparência aos stakeholders, podendo ainda fazer um melhor planejamento dos investimentos e controlar a exposição a gastos inesperados devido a situações irregulares.
Como realizar a gestão dos seus ativos de TI
Se você tiver um plano de gerenciamento de ativos de TI em vigor, aqui estão algumas dicas para melhorar suas estratégias e obter o máximo de benefícios.
- Entenda a finalidade de seus ativos.
- Avalie a condição atual de seus ativos.
- Certifique-se de usar todos os ativos em todo o seu potencial.
- Certifique-se de que seus ativos sejam robustos o suficiente para sobreviver às mudanças do mercado.
- Analise seus planos de manutenção quanto à eficácia e eficiência.
- Estime a taxa de depreciação, se ela mudar, e o impacto dessas mudanças.
- Preveja o momento da alienação de ativos e se isso terá um impacto em suas demonstrações financeiras.
Resumindo, o gerenciamento de ativos de TI é essencial para que uma organização tenha um entendimento completo de todos os ativos em sua posse. Assim você consegue aproveitar todo o potencial de sua infraestrutura atual e garantir que sua empresa esteja no caminho certo para o sucesso.
Agora que você entende a importância do gerenciamento de ativos de TI, aplique as dicas para planejar sua estratégia e use os KPIs para ter certeza de que está no caminho certo. Caso você ainda não possua nenhum plano vigente para o gerenciamento dos seus ativos de TI e precisa de ajuda para configurar o software de gerenciamento em sua organização, clique no botão abaixo e fale agora com um de nossos profissionais!
